8 nội dung hợp lý để sắp xếp thời gian hợp lý, tăng hiệu quả công việc

Vấn đề quản lý thời gian luôn là một vấn đề nan giải với bất kỳ ai trong chúng ta, không phải ai cũng có thể sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành tốt mọi công việc.
Việc sắp xếp thời gian không hề dễ dàng một chút nào, bởi mọi thứ trên thực tế thường dễ bị xáo trộn với nhau, gây cản trở khiến bạn không thể hoàn thành mục tiêu quan trọng. Nếu bạn đang lo lắng về vấn đề quản lý thời gian thì những gạch đầu dòng sau sẽ trở thành những bí kíp giúp bạn phân bổ thời gian hợp lí.

sap-xep-thoi-gian-hop-ly

NHỮNG PHƯƠNG PHÁP HỮU ÍCH ĐỂ SẮP XẾP THỜI GIAN HỢP LÝ

Mỗi ngày chỉ có 24 giờ cho chúng ta có thể hoàn thành hết mọi công việc, vậy bạn phải làm sao để sắp xếp thời gian hợp lý để vừa đảm bảo hoàn thành tốt công việc, mà lại vẫn có thời gian để nghỉ ngơi đảm bảo sức khỏe. 11 lưu ý sau đây có thể sẽ hỗ trợ tốt để bạn thay đổi một ngày của mình trở nên hữu dụng hơn từng phút.

1/ Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí

2/ Liệt kê những công việc cần làm

Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ để làm các công việc hằng ngày. Viết mọi việc bạn cần làm ra giấy và thường xuyên đối chiếu với danh sách đó để hoàn thành hết mục tiêu đề ra. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.

• Ngay cả một nhiệm vụ rất nhỏ và tầm thường cũng cần được ghi ra. Tuy nhiên bạn chỉ nên viết vắn tắt vào danh sách này, ví dụ như “Gọi cho Tuấn”, “Tra cứu biên lợi nhuận”, “Email cho sếp”.
• Nhớ luôn mang theo mình quyển sổ ghi chú để sẵn sàng viết ra các nhiệm vụ khi chúng xuất hiện. Bạn cho rằng mình sẽ nhớ để ghi ra sau, nhưng thế nào rồi cũng quên.

3/ Sử dụng lịch

Chỉ cần thêm tờ lịch vào bộ công cụ quản lý thời gian cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Viết ra các thời hạn, nhiệm vụ và buổi họp vào lịch trình làm việc. Mỗi sáng bạn dành thời gian xem những ngày đó trên lịch để biết việc gì sắp tới.

sap-xep-thoi-gian-hop-ly

*Tránh sắp xếp trùng lịch. Bố trí lịch làm việc sao cho không bị trùng và không đảm đương quá nhiều công việc một lúc. Kiểm tra lịch trước khi đồng ý làm bất kì việc gì để đảm bảo thời gian đó đang rảnh. Như vậy thời gian của bạn được tổ chức tốt hơn và giúp giám sát thời gian một cách chặt chẽ.

4/ Tập trung – loại trừ nguyên nhân gây xao nhãng

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

Sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng hoặc khiến bạn đi chệch hướng dẫn tới chậm tiến độ. Đặt tivi và mọi phương tiện giải trí bên ngoài nơi làm việc hay học tập, để tập trung hoàn thành công việc trước khi giải trí.

5/ Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Quản lý thời gian khôn khéo là phải lên kế hoạch làm các công việc quan trọng hay cấp bách trước. Ghi chú các điểm này trong lịch làm việc bằng bút dạ quang hay bút màu. Sắp xếp làm những việc này trước để đảm bảo có đủ thời gian, sau đó làm những việc ít cấp thiết hơn.

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.

Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40/30/20/10 cho công việc

• 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Lưu ý: Bố trí lượng thời gian hợp lý đủ để làm xong việc. Nếu nghĩ một việc nào đó cần từ nửa giờ tới một giờ để làm xong thì bạn nên cho mình hẳn một giờ. Suy nghĩ thực tế về thời gian có thể hoàn thành việc sẽ giúp bạn tránh bị quá tải hay chậm tiến độ. Mọi việc sẽ an toàn hơn nếu bạn giữ thái độ thận trọng và luôn cho mình nhiều thời gian hơn cần thiết. Nếu làm xong nhiệm vụ sớm bạn được tự do chuyển sang công việc tiếp theo, và cuối cùng đảm bảo được năng suất công việc.

sap-xep-thoi-gian-hop-ly-2

6/ Sử dụng hệ thống nhắc nhở

Bên cạnh lịch làm việc hằng ngày bạn nên sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ để không quên nhiệm vụ hay thời hạn quan trọng. Sử dụng giấy ghi chú, cài thông báo bằng tin nhắn hay âm thanh vào điện thoại để nhắc bạn làm nhiệm vụ nào đó đã lên lịch.

• Tránh nhờ người xung quanh nhắc nhở mình nhớ lịch làm việc, vì họ cũng có thể quên như bạn.
• Nếu có việc gì đó đặc biệt quan trọng bạn nên sắp xếp nhiều công cụ nhắc nhở, vì có khả năng bạn không để ý giấy ghi chú hay thông báo trên điện thoại.

7/ Đo lường năng suất làm việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

8/ Tự thưởng cho mình

Làm việc quá chăm chỉ có thể dẫn tới kiệt sức và làm mất khả năng tập trung, thậm chí không thể hoàn thành các nhiệm vụ tầm thường nhất. Vì vậy đôi khi bạn nên tổ chức ăn mừng thành tựu vừa qua và tự thưởng cho mình điều gì đó thật sự thú vị.

• Dành toàn bộ khoảng thời gian tự thưởng đó vào việc thư giãn. Tắt điện thoại và không trả lời email công việc. Nếu bạn trộn lẫn công việc vào thời gian vui chơi thì đó không còn là phần thưởng để phục hồi sức lực.
• Nếu làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, bạn nên nghỉ ngày cuối tuần. Sau khi một dự án kéo dài ba tháng kết thúc, bạn hãy tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn.

Có thể bạn chưa xem

Read previous post:
Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Thủ tục này qui định tuyển dụng nhân sự theo chuẩn ISO 9001:2008 đối với công chức, viên chức, người lao động...