Sự bình thường mới: Giải quyết trải nghiệm của nhân viên trong COVID-19

COVID-19 đã làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và nhiều tổ chức, doanh nghiệp đang nỗ lực để giải quyết những thách thức mà sự gián đoạn này đã tạo ra. Điều quan trọng là các doanh nghiệp đang yêu cầu nhân viên ở nhà và làm việc từ xa. Tuy nhiên, nếu việc cung cấp máy tính xách tay và chấp thuận làm việc tại nhà là những điều duy nhất mà một tổ chức của bạn thực hiện, thì bạn đã bỏ lỡ cơ hội lớn để nâng cao trải nghiệm của nhân viên.

Trong thời gian này, điều đặc biệt quan trọng là các tổ chức và lãnh đạo:

– Nhận thức được tầm quan trọng của sự kết nối giữa con người với nhau và tìm cách tạo điều kiện để tiếp tục hợp tác và tương tác xã hội.

– Giúp nhân viên lấy lại cảm giác kiểm soát và giúp họ làm việc hiệu quả – ngay cả khi những phiền nhiễu phát sinh khiến việc tập trung trở nên khó khăn.

– Đảm bảo rằng công nghệ hoạt động trơn tru và có các công cụ phù hợp để giúp nhân viên hoàn thành công việc theo những cách mới.

Dưới đây, chúng tôi cung cấp một cái nhìn tổng quan về những điều này và sẽ thảo luận về những hành động có thể được thực hiện để giải quyết từng điều.

Sự kết nối

Các doanh nghiệp cần phải hiểu những khoảnh khắc của con người đang xảy ra và tạo không gian cho nhân viên tìm thấy sự cân bằng của họ trong thế giới mới này. Mặc dù có thể khiến các nhà lãnh đạo tập trung vào hiệu quả của các hệ thống ngay bây giờ, nhưng điều này bỏ sót một điểm quan trọng – ngay cả những hệ thống tốt nhất cũng sẽ không hoạt động nếu văn hóa bị phá vỡ hoặc nếu nhân viên không cảm thấy tổ chức quan tâm đến những gì họ đang trải qua. Yếu tố con người cần được giải quyết và một trong những yếu tố đó là nhu cầu kết nối.

Một trong những điều cơ bản mà con người mong muốn là sự kết nối – như cảm giác thân thuộc. Tất cả chúng ta đều muốn trở thành một phần của tập thể. Đối với nhiều cá nhân, công việc cung cấp cảm giác thân thuộc và cộng đồng. Tuy nhiên, nhiều nhân viên đã bất ngờ được yêu cầu ở nhà và làm việc từ xa. Điều này có thể gây ra cảm giác mất kết nối và cộng đồng đối với một số người lao động. Nhiều nghiên cứu đang chỉ ra sự liên quan của cảm giác cô lập và cô đơn đối với công việc từ xa.

Đối với những người đã từng là một phần của lực lượng lao động từ xa trước đây, họ có thể đã tìm ra cách để chống lại cảm giác cô lập và mất kết nối trong công việc hàng ngày của họ. Tuy nhiên, khi ngày càng nhiều người được yêu cầu ở nhà và làm việc cách biệt với xã hội, ngay cả những người thành thạo công việc từ xa cũng có thể trải qua cảm giác lạc lõng.

Nhân viên cần lấy lại cảm giác kết nối trong thực tế mới này. Các tổ chức có thể coi đây là cơ hội để lấp đầy khoảng trống được tạo ra khi nhân viên không còn tương tác và cộng tác theo cách như trước đây. Do đó, các tổ chức phải dành thời gian để giải quyết trải nghiệm của nhân viên ngay bây giờ.

Làm việc tập trung

Chúng ta làm việc (và sống) trong một thế giới sao lãng liên tục. Ngay cả trong hoàn cảnh tốt nhất, việc tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt ngày càng khó khăn. Ngay bây giờ, nhiều nhân viên sẽ khó bắt nhịp với công việc hơn.

Đối với những người mới làm việc từ xa, môi trường báo hiệu đã đến lúc làm việc – điều đã giúp tạo ra cấu trúc – đột nhiên biến mất. Không gian vật lý ngăn cách giữa công việc và cuộc sống bây giờ là không tồn tại. Ngay cả khi công việc từ xa không phải là điều mới mẻ đối với nhân viên, có thể sẽ có thêm những phiền nhiễu mới. Ví dụ, nhiều hộ gia đình có nhiều cá nhân làm việc tại nhà và nhiều nhân viên hiện có con cái ở nhà vì trường đóng cửa. Cuối cùng, đây là thời điểm căng thẳng và không chắc chắn đối với mọi người. Nhiều nhân viên đang trải qua sự lo lắng gia tăng và kết quả là họ cảm thấy khó tập trung.

Điểm mấu chốt: Nếu trước đây một nhân viên không bị phân tâm – thì chắc chắn bây giờ họ đang bị phân tâm.

Các tổ chức phải nhận ra sự gián đoạn lớn mà nhân viên của họ đang trải qua. Chỉ đơn giản nói với nhân viên “hoàn thành công việc” khi ở nhà không hoàn toàn hữu ích. Sự thật là, làm việc chuyên sâu thực sự là một kỹ năng – một kỹ năng đặc biệt khó khi những thứ gây xao nhãng mới được đưa vào. Cũng giống như bất kỳ kỹ năng nào khác cần có thời gian để thành thạo, khả năng hòa vào dòng công việc tập trung cần có thời gian để phát triển. Đặc biệt, các nhà quản lý cần phải hiểu rằng năng suất có thể bị ảnh hưởng khi nhân viên bắt đầu xử lý công việc bình thường mới.

Để đạt được điều đó, điều quan trọng là các tổ chức phải thúc đẩy và giúp nhân viên tìm ra cách quay trở lại với dòng chảy công việc. Các tổ chức có thể thực hiện điều này bằng cách cung cấp các tài nguyên về cách giảm thiểu sự xao nhãng và làm việc tại nhà một cách hiệu quả. Ngoài ra, các tổ chức nên cung cấp cho các nhà quản lý thông tin về cách hỗ trợ và huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả trong quá trình chuyển đổi này.

Công nghệ

Mặc dù công nghệ có vẻ không liên quan trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên, nhưng lại đóng một vai trò quan trọng – đặc biệt là hiện nay toàn bộ tổ chức đang được yêu cầu làm việc tại nhà. Nhân viên mong đợi một trải nghiệm suôn sẻ với công nghệ mà tổ chức của họ cung cấp. Công nghệ không hoạt động hiệu quả, quá cồng kềnh và phức tạp hoặc không giúp nhân viên thực hiện công việc của họ, theo thời gian, có thể là nguyên nhân dẫn đến sự thất vọng.

Đối với nhiều tổ chức lớn hoặc những tổ chức đã có một lực lượng lao động từ xa đáng kể, việc đưa nhân viên vào làm việc tại nhà không phải là vấn đề khó khăn. Họ có một giải pháp tại chỗ để hỗ trợ công việc từ xa. Tuy nhiên, điều này không đúng với tất cả các tổ chức và nhiều tổ chức đã bị động khi không kịp chuẩn bị.

Các tổ chức này hiện đang đối mặt với một thách thức lớn: tìm ra giải pháp trong thời gian ngắn. Việc có được công nghệ phù hợp cho nhân viên với các hệ thống thích hợp tại chỗ sẽ tốn đáng kể về cả nguồn lực, cả thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, điều này phải được ưu tiên. Điều cuối cùng mà nhân viên lo ngại trong những thời điểm không chắc chắn là liệu tổ chức của họ có chuẩn bị và có khả năng hỗ trợ công việc từ xa hay không.

Các tổ chức dù lớn hay nhỏ đều phải ưu tiên đầu tư vào công nghệ – đặc biệt là hiện nay. Ngay cả các tổ chức được thành lập và vận hành từ xa cũng cần phải suy nghĩ xa hơn về thời điểm hiện tại và cân nhắc những gì có thể được thực hiện. Khi các tình huống tiếp tục phát sinh, các tổ chức cần phải chuẩn bị để cung cấp cho nhân viên những công cụ cần thiết để làm việc theo phương pháp mới.

Hiện tại cần làm gì?

Ngay bây giờ, các tổ chức cần ưu tiên con người hơn là các dự án và lợi nhuận. Mặc dù tình hình hiện tại sẽ không kéo dài mãi mãi, nhưng nhân viên sẽ nhớ thời gian này và tổ chức cùng người quản lý của họ đã thực hiện những bước nào sau khi mọi người quay lại văn phòng.

Một số ngành công nghiệp và tổ chức dễ dàng đối mặt với các chi phí liên quan đến COVID-19 hơn. Những doanh nghiệp có nhiều nguồn lực hơn hoặc những công ty có lực lượng lao động chủ yếu ở xa sẵn sàng giải quyết các thách thức hiện tại tốt hơn. Tuy nhiên, tất cả các tổ chức có thể học hỏi từ thời điểm này và tất cả các tổ chức có thể thực hiện các bước để giải quyết kinh nghiệm của nhân viên trong khoảng thời gian không chắc chắn này.

Những đề xuất dưới đây không phải là tất cả và các nhà lãnh đạo có trách nhiệm tìm cách giải quyết trải nghiệm của nhân viên cho tổ chức của chính họ. Điểm quan trọng là các tổ chức và nhà quản lý không được bỏ lỡ cơ hội này để giải quyết vấn đề tối đa hóa trải nghiệm của nhân viên.

Tương tác và giữ bình tĩnh

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản lý và lãnh đạo vì nhân viên đang trông chờ vào họ để có được cảm giác bình thường. Các nhà lãnh đạo cần giữ đường dây liên lạc mở và cung cấp lượng thông tin thích hợp về những gì tổ chức đang làm để hỗ trợ nhân viên trong thời gian này. Quan trọng là việc giao tiếp không được làm tăng sự lo lắng mà nhân viên đang đối mặt. Các nhà lãnh đạo phải giữ bình tĩnh. Nếu các nhà lãnh đạo mất bình tĩnh, nhân viên sẽ mất bình tĩnh và hiệu suất sẽ bị ảnh hưởng. Có thể khó nhưng lãnh đạo và nhân viên cần tìm cách thư giãn và nạp năng lượng. Để hỗ trợ điều này, các tổ chức có thể hướng nhân viên đến các nguồn lực để giúp họ giải quyết mọi lo lắng hoặc căng thẳng mà họ hiện đang gặp phải. Thậm chí có thể có lợi cho các nhà lãnh đạo khi chia sẻ cách họ giải quyết căng thẳng trong cuộc sống của chính họ.

Chủ động lắng nghe

Giao tiếp rất quan trọng, nhưng điều đó vẫn chưa đủ. Tất cả mọi người, kể cả các nhà quản lý và lãnh đạo, cũng cần phải lắng nghe ngay bây giờ. Đối với một số nhân viên, toàn bộ công việc làm việc tại nhà này có thể rất nhàm chán. Một số có thể bị căng thẳng, lo lắng và cảm thấy cô lập. Hơn nữa, những người khác có thể đang đối mặt với thành viên gia đình bị bệnh hoặc có nguy cơ lây bệnh cao.

Các tổ chức cần hiểu những gì nhân viên đang trải qua, gần với thời gian thực nhất có thể, để có thể giải quyết các thách thức một cách nhanh chóng – vào thời điểm cần hành động – chứ không phải sau khi vấn đề đã qua đi. Điều này có thể được thực hiện một cách không chính thức (ví dụ: các nhà quản lý lên lịch các cuộc họp trực tiếp với báo cáo trực tiếp của họ) hoặc các tổ chức có thể sử dụng các công cụ lắng nghe chính thức hơn.

Trên thực tế, Qualtrics vừa phát hành một số giải pháp miễn phí được thiết kế để giúp bất kỳ tổ chức nào hiểu, ưu tiên và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong khi điều hướng sự gián đoạn COVID-19 – cho dù nhân viên của họ đang điều chỉnh theo trải nghiệm làm việc từ xa mới hay tiếp tục làm việc trong các vai trò đòi hỏi họ phải có mặt tại chỗ giữa cuộc khủng hoảng.

Giảm thiểu sự không chắc chắn

Sự không chắc chắn có thể kích hoạt phản ứng trước mối đe dọa và khi nhân viên gặp phải mối đe dọa, họ có ít nguồn lực nhận thức hơn để tập trung vào làm việc hiệu quả. Sự không chắc chắn có thể xuất hiện từ nhiều thứ khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý cần quan tâm tích cực đến những thách thức mà nhân viên của họ đang gặp phải và bước vào vai trò của người huấn luyện và cố vấn.

Ví dụ: người quản lý có thể giúp nhân viên giải quyết vấn đề cân bằng giữa công việc và cuộc sống ngay bây giờ và cộng tác tạo lịch trình làm việc đã sửa đổi (ví dụ: chỉ có sẵn cho các cuộc họp vào những thời điểm nhất định, chặn thời gian cho các dự án cụ thể, làm việc theo giờ phi truyền thống). Điều quan trọng, đây không phải là cái cớ để các nhà quản lý tham gia vào quản lý vi mô. Thay vào đó, đây là cơ hội để người quản lý và nhân viên cùng nhau trao đổi về những thách thức và đưa ra giải pháp.

Người quản lý cũng có thể tăng cường sự chắc chắn bằng cách giúp nhân viên vạch ra những mục tiêu họ muốn đạt được trong thời gian này. Với những thay đổi đột ngột đối với kế hoạch hoạt động, nhiều dự án hoặc các mục tiêu đã đặt ra trước đây có thể không còn phù hợp. Đặt lại các ưu tiên trong thời gian này sẽ giúp nhân viên cảm thấy có sự kiểm soát và định hướng. Việc tạo ra sự chắc chắn thậm chí có thể đơn giản như việc tái khẳng định rằng công việc kinh doanh có thể đang chậm lại ngay bây giờ và sẽ không sao nếu một nhân viên sử dụng thời gian này để đầu tư vào phát triển chuyên môn hoặc để hoàn thành các công việc hành chính.

Cách thức tạo ra sự chắc chắn có vẻ khác nhau đối với các nhân viên khác nhau. Nó xảy ra như thế nào ít quan trọng hơn thực tế là nó xảy ra. Trong những thời điểm không chắc chắn, các nhà quản lý cần phải thúc đẩy và giúp tạo ra cấu trúc, sự chắc chắn và ổn định cho nhân viên của họ.

Dựa vào các đối tác công nghệ và ưu tiên CNTT

Như đã đề cập trước đó, một số tổ chức bị động trong việc chuẩn bị để hỗ trợ sự chuyển đổi lớn sang làm việc từ xa. Hoàn toàn có thể hiểu được rằng các công ty đã không lường trước được cuộc khủng hoảng này, nhưng có một vấn đề là một số công ty đã không có sẵn kế hoạch để chuyển đổi lực lượng lao động của họ sang lực lượng từ xa. Các tổ chức cần làm việc với các đối tác công nghệ và nhà cung cấp dịch vụ để xác định và thực hiện các giải pháp tức thời. Một khi những mối quan tâm tức thời được giải quyết, các tổ chức này cần rút ra các bài học kinh nghiệm và phát triển các kế hoạch dài hạn để hỗ trợ lực lượng lao động từ xa.

Các tổ chức cũng cần để đội ngũ CNTT tự động giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các nhà lãnh đạo và quản lý trong lĩnh vực CNTT cần trao quyền cho nhân viên của họ để giải quyết các vấn đề mà không có sự giám sát và giám sát không cần thiết. Rõ ràng, một số quyết định và vấn đề sẽ cần được báo cáo, nhưng hiện tại không phải là lúc để quản lý vi mô bộ phận CNTT của doanh nghiệp. Cung cấp cho họ các nguồn lực, thông tin và hướng dẫn cần thiết để biết những tình huống và quyết định nào yêu cầu sự đầu vào của người quản lý và sau đó trao quyền cho họ để giúp nhân viên bắt đầu và điều hành nhanh nhất có thể.

Cuối cùng, hãy dành thời gian để lắng nghe các nhân viên CNTT giải quyết vấn đề. Họ có thể có những ý tưởng tuyệt vời về những gì khác có thể được thực hiện và những công cụ nào có thể có lợi nhất trong thời gian tới. Trao quyền cho họ không chỉ giải quyết vấn đề mà còn giúp đưa ra các giải pháp sáng tạo.

Tận dụng công nghệ để giữ mọi người kết nối

Có nhiều cách để nhân viên giữ kết nối trong thời gian này và điều quan trọng là phải khuyến khích nhân viên tận dụng những điều này. Ví dụ: yêu cầu các thành viên trong nhóm tận dụng video trong các cuộc gọi của nhóm hoặc đơn giản là yêu cầu tất cả nhân viên cung cấp ảnh trong hồ sơ IM hoặc hồ sơ công ty của họ. Có nhiều cách để giữ cho nhân viên kết nối trong thời gian này, nhưng có một số điều mà các nhà lãnh đạo có thể làm. Cụ thể, các nhà lãnh đạo có thể:

– Thiết lập giờ nghỉ trưa ảo cho nhóm hoặc “giờ vui vẻ” ảo.

– Đặt âm báo bằng cách liên hệ qua IM, SMS / văn bản, sử dụng video của họ và tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm.

– Chỉ định một người nào đó trong nhóm để đảm mọi người đều được lắng nghe trong các cuộc họp ảo và chủ động đặt câu hỏi cho nhiều người trong cuộc họp ảo.

– Tạo các nhóm và kênh trực tuyến và khuyến khích nhân viên kết nối với nhau về cách họ đang xử lý thời điểm khó khăn này (ví dụ: năng suất, việc trông con nhỏ tại nhà, v.v.).

– Đăng ký qua IM / SMS / tin nhắn / cuộc gọi, với nhịp độ tương tự như thể mọi người đang làm việc trong văn phòng cùng nhau.

Cung cấp hướng dẫn về cách làm việc từ xa

Có nhiều tài nguyên, mẹo và thủ thuật để giúp những người làm việc từ xa luôn tập trung và làm việc hiệu quả. Chỉ cần tìm kiếm nhanh trên google sẽ hiện ra hàng trăm bài báo về chủ đề này. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp đã tăng cường và đang cung cấp các giải pháp học tập về làm việc từ xa (miễn phí) trong thời gian này.

Với tư cách là một tổ chức hoặc một nhà lãnh đạo, hãy dành thời gian để biên soạn danh sách các tài nguyên này và chia sẻ với nhân viên. Một giải pháp thay thế khác là kết nối những nhân viên mới làm việc từ xa với những cá nhân có kinh nghiệm làm việc từ xa. Điều này gia tăng lợi ích của tương tác xã hội và giúp tạo ra cảm giác thân thuộc.

Cuối cùng, người quản lý có thể tạo một cuộc gọi hàng tuần để giúp các thành viên trong nhóm học hỏi lẫn nhau. Trong thời gian này, họ có thể đặt câu hỏi và chia sẻ những hiểu biết sâu sắc về những gì đã giúp họ chuyển sang thực tế công việc mới.

VnResource lược dịch

https://www.forbes.com/sites/sap/2020/03/27/navigating-the-new-normal-addressing-employee-experience-during-covid-19/

Đăng ký tham gia Webinar: Managing Employees performance under COVID pressure

Sẽ còn nhiều vấn đề riêng biệt của nhiều doanh nghiệp xoay quanh chủ đề thay đổi và thích nghi. Để cùng thảo luận sâu hơn vào giải pháp và xu hướng thực tế, mời các Anh Chị cùng tham gia tại buổi webinar sắp tới do VnResource và SAP SuccessFactors phối hợp tổ chức. Vui lòng để lại thông tin để nhận thêm thông tin cụ thể trước khi buổi hội thảo diễn ra.

Read previous post:
Vượt qua thời kỳ khủng hoảng Covid: Nhân sự đã chuyển đổi văn hóa của các doanh nghiệp cỡ vừa sang “Bình thường tiếp theo”

Những ý tưởng truyền thống và giả định về giá trị của việc làm việc từ xa luôn bị nghi...