Giải pháp quản lý hiệu quả cho các trung tâm ngoại ngữ

Nhu cầu học ngoại ngữ hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu ở hầu hết mọi lĩnh vực, từ đó đã mở ra những cơ hội phát triển cho các mô hình trung tâm ngoại ngữ. Bên cạnh đó, công tác quản lý, duy trì và phát triển một cách hiệu quả nhất cũng đang là bài toán khó cho nhiều trung tâm hiện nay, nhất là với những trung tâm có nhiều chi nhánh.
 
Một trong những giải pháp hiệu quả được nhiều trung tâm ưu tiên lựa chọn hiện nay là ứng dụng phần mềm quản lý - một công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho các trung tâm ngoại ngữ trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay. 
 
Cùng VnResource tìm hiểu những vấn đề mà nhiều trung tâm ngoại ngữ là khách hàng của VnResource đã gặp phải cũng như cách mà phần mềm quản lý đào tạo VnResource HRM Pro đã giúp họ giải quyết những nút thắt đó cũng như từ đó, tăng trưởng vượt bậc, thu hút thêm nhiều học viên.
Ocean Edu là một trong những khách hàng thân thiết đã sử dụng phần mềm EBM Pro của VnResource
từ những ngày đầu cho đến hiện nay với hơn 100 chi nhánh

A. Những khó khăn trong việc quản lý các trung tâm ngoại ngữ

Khó khăn trong quản lý khách hàng

Hầu hết các trung tâm ngoại ngữ hiện nay đều có số lượng khách hàng rất đông và đa dạng nhiều nhóm đối tượng, bao gồm khách hàng quan tâm đến chương trình học, khách hàng chuẩn bị tham gia học, khách hàng chưa có nhu cầu học, khách hàng là học viên của trung tâm, khách hàng được học viên của trung tâm giới thiệu,… Do vậy, các nguồn thông tin khách hàng nếu như không biết cách quản lý hiệu quả sẽ dẫn đến việc lưu trữ sai thông tin, làm mất thông tin khách hàng, hoặc các chương trình truyền thông tiếp cận sai đối tượng, tương tác với khách hàng không đúng thời điểm,… làm tốn chi phí nhưng không thu về học viên cho trung tâm. 

Quản lý lịch học thiếu khoa học

Hầu hết các trung tâm ngoại ngữ ngày nay đều quản lý, sắp xếp lịch học thủ công bằng các file excel, các file excel là các file offline. Dẫn đến việc xếp lịch học thiếu logic chồng chéo nhau gây khó khăn cho việc tìm kiếm lịch học và công tác quản lý trung tâm. Quản lý lịch học theo phương pháp thủ công không thống kê được các thông tin cơ bản của một chương trình học như số lượng lớp học, số lượng học viên, sắp xếp thời khóa biểu, học phí của khóa học, lịch dạy cho giáo viên và xếp lịch học cho giáo viên một cách phù hợp.

Quản lý học phí thủ công, khó tính toán

Các trung tâm anh ngữ, các trung tâm đào tạo giáo dục đều có những khóa học, chương trình học, cấp độ học khác nhau nên các mức học phí cũng rất đa dạng. Kèm theo đó trung tâm còn có các chương trình ưu đãi miễn giảm học phí và các điều kiện miễn giảm học phí theo từng đối tượng khác nhau khi theo học tại trung tâm. Do đó việc quản lý học phí, tính học phí, in phiếu hóa đơn nộp tiền cho học viên sẽ khó khăn, tính thiếu, sai sót quên áp dụng các chương trình ưu đãi cho học viên.

Quản lý tương tác giữa phụ huynh và học viên chưa hiệu quả

Các đối tương theo học tại trung tâm ngoài các học viên là người lớn thì số lượng học viên là trẻ em có phụ huynh theo dõi sẽ chiếm tỷ lệ đông. Khó khăn của các trung tâm ngoại ngữ đó là không có công cụ hỗ trợ tương tác giữa phụ huynh và học sinh một cách kịp thời, thường xuyên và hiệu quả. Hiện tại đa phần các trung tâm sẽ tương tác với phụ huynh bằng cách nhắn tin trên điện thoại dẫn đến mất thời gian và xảy ra sai sót khi gửi thông tin cho phụ huynh. Đối với phụ huynh có những nhu cầu ý kiến phản hồi với trung tâm nhiều vấn đề khác nhau sau mỗi buồi học thì họ sẽ phản hồi qua những nguồn kênh nào? Còn trung tâm sẽ không nắm được những ý kiến phản hồi từ phụ huynh. Từ đó dẫn đến việc không hài lòng giữa phụ huynh và trung tâm.

Quản lý giáo viên và nhân viên không đem lại chất lượng trong công tác quản lý

Nếu trung tâm ngoại ngữ có số lượng giáo viên và nhân viên lớn, thì việc quản lý chặt chẽ giữa giáo viên và nhân viên là vến đề nan giải. Các trung tâm khó khăn trong việc  tính lương giờ dạy cho giáo viên đồng thời phải quản lý việc tính hoa hồng cho các bộ phận sales. Các trung tâm phải có phương pháp quản lý khoa học thì mới không ảnh hưởng đến lợi ích của giáo viên và nhân viên 

C.Giải pháp quản lý các khó khăn cho trung tâm ngoại ngữ

Trên đây là một số trở ngại lớn mà các trung tâm ngoại ngữ đã và đang phải đối mặt. Vấn đề đặt ra là: Liệu có giải pháp nào có thể giúp chúng tôi các nhà điều hành trung tâm, các cán bộ quản lý, nhân viên trung tâm ngoại ngữ có thể giải quyết các vấn đề, khó khăn nêu trên một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả triệt để nhất?
Phần mềm phát triển với nhiều tính năng hiện đại, công nghệ tiên tiến hàng đầu sẽ giúp quản lý tốt các chi nhánh, lớp học, chương trình học của trung tâm một cách hiệu quả. Giúp các Ban Giám Đốc của trung tâm có thể quản lý mọi lúc, mọi nơi trên nền tảng Web hay thiết bị điện thoại. Dữ liệu được quản lý tập trung, bảo mật an toàn tuyệt đối, tính năng và giao diện tương đối đơn giản, dễ sử dụng. Có thể thống kê, làm báo cáo mọi thứ từ học phí, thu chi, trả học phí… một cách nhanh chóng so với cách làm thủ công. 
 
Những chức năng căn bản của một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ bao gồm:
  • Quản lý học viên: Quản lý thông tin học viên, quản lý quá trình học tập của học viên, quản lý các lần giao dịch của học viên…
  • Quản lý lớp học: Quản lý thông tin lớp học, phòng học, điểm danh của học viên, quản lý chuyên cần của học viên, quản lý các kỳ thi của lớp học…
  • Quản lý giáo viên: Quản lý thông tin giáo viên, Quản lý lịch sử lớp dạy của giáo viên, đăng ký chương trình dạy cho giáo viên…
  • Quản lý thu tiền: Quản lý quá trình đóng học phí cua học viên như chuyển phí, bảo lưu, nợ phí, chuyển lớp …
  • Người quản lý thông minh là người biết sử dụng phần mềm đúng lúc, hiệu quả và chất lượng.
  • Giải pháp VnResource EBMPro. Một giải pháp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, cty đào tạo được thiết kế chuyên sâu, với các tính năng đầy đủ, phong phú.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm VnResource có thể được xem là lựa chọn hàng đầu cho các trung tâm ngoại ngữ.
 
Để biết thông tin chi tiết hãy liên hệ với chúng tôi!
Hotline: 0949 20 99 00
Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Web: www.vnresource.vn
Share

Hãy Liên Hệ Với Chúng Tôi!

  • Tổng đài: (84 28) 730 000 44
  •  
  • Tư Vấn GP PM (HCM)
  • Hotline: 0914 805 088
  • Tư Vấn GP PM Nhân Sự (HN)
  • Hotline: 0979 007 069
  • Tư Vấn GP PM (Đà Nẵng)
  • Hotline: 0949 20 99 00
  •  
  • Phản Hồi Về Chất Lượng
  • This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
  • Hotline : 0944 617 589