Khái niệm, các nguyên tắc và điều kiện định biên nhân sự
Định biên nhân sự hay nhân sự định biên là một đề tài thú vị, rất quen thuộc nhưng cũng không dễ để hiểu một cách rõ ràng. Do đó, bài viết xin được tổng hợp những thông tin cần thiết về định biên nhân sự để mọi người tiện theo dõi.
Trong công tác hoạch định nhân sự tại công ty, việc theo dõi, lập kế họach. Định biên nhân sự là cốt lõi để thực hiện chính sách tuyển dụng và hoạch định nguồn lực. Xây dựng định biên nhân sự là theo dõi, thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự thực tế so với kế hoạch định biên đề ra để từ đó bộ phận Quản lý nguồn lực có chính sách thu hút người tài sao cho đảm bảo yêu cầu nguồn lực cần có để phục vụ cho chiến lược công ty đề ra.
KHÁI NIỆM
Định nghĩa: Định biên nhân sự có thể được hiểu đơn giản là xác định một số lượng con người với những phẩm chất cá nhân và tri thức cần thiết để đáp ứng những khối lượng công việc cụ thể cho tương lai.
Cụm từ định biên nhân sự rất thịnh hành tại doanh nghiệp Nhà nước hoặc các tổ chức của Nhà nước tại Việt Nam. Cụm từ này còn được biết đến với tên gọi Biên chế lao động hoặc Biên chế cán bộ. Tuy nhiên, hiện nay tại các tổ chức trên vẫn có sự phân biệt giữa hai dạng lao động: Lao động trong biên chế và Lao động theo hợp đồng.
Vậy ở nước ngoài Định biên nhân sự gọi là gì? bạn đã bao giờ search từ “Human resource planning-HR Planning” hoặc “Strategy of Human resource management“, chắc rằng bạn sẽ tìm được những câu trả lời thoả đáng cho vấn đề trên.
Cụm từ “Strategy of Human resource management-HR Strategy” mang ý nghĩa rộng hơn rất nhiều so với “Human resource planning“. Nó không đơn thuần chỉ xác định số lượng nhân sự cần thiết mà là xác định đường lối cho toàn bộ hoạt động Quản trị nguồn nhân lực trong đó có HR planning. HR Strategy cũng được chia làm các thời kỳ: 3-5 năm, 1-3 năm và dưới 1 năm. Cách chia này cũng chỉ tương đối và phụ thuộc vào từng tổ chức.
HR Planning thì cụ thể hơn nhiều so với HR Strategy: Đó là một bản kế hoạch chi tiết vế nhu cầu nhân sự của một tổ chức trong một thời kỳ nhất định, bản kế hoạch này có thể chi tiết tới tuần, tháng, năm hoặc có thể dài hơn. HR Planning sẽ xác định nhu cầu nhân sự chi tiết tới từng chức danh, vị trí công việc, các bộ phận tổ nhóm, phòng ban và tổng thể cho toàn tổ chức. Nó sẽ xác định số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, số lượng hiện có và khả năng đáp ứng cho nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp dựa trên cả kỹ năng và trình độ của người lao động. Vì vậy, HR Planning phải dựa chặt chẽ vào kế hoạch hoạt động của tổ chức để xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. HR Planning chịu ảnh hưởng bởi kế hoạch hoạt động và cấu trúc của tổ chức.
3 NGUYÊN TẮC THÔNG DỤNG ĐỂ TÍNH ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ
Mặc dù định biên nhân sự thường không có công thức nhất quán để tính nhưng nó được xác định dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản đó là:
Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan
Nguyên tắc: Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu
- Ví dụ: Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20%
- Bối cảnh áp dụng: Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao
Nguyên tắc: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp
- Ví dụ: Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% – 85%
- Bối cảnh áp dụng: Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm
Nguyên tắc: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp
- Ví dụ: Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% – 78%
Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động
Nguyên tắc: Theo khối lượng
- Ví dụ:
– 30 sản phẩm / ca / người
– 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm)
– 15 khách hàng phục vụ / ngày
– Làm sạch 800 m2 sàn / ca
- Bối cảnh áp dụng: Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện
Nguyên tắc: Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất
- Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm
- Bối cảnh áp dụng: thường áp dụng cho khối kinh doanh
Nguyên tắc: Theo thông lệ thao tác nghề nghiệp
- Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
Số lượng giao dịch thực hiện / ngày. - Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp
Nguyên tắc: Theo đối tượng phục vụ
- Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty
- Bối cảnh áp dụng: Áp dụng cho khối gián tiếp
Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng
Nguyên tắc: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ
- Ví dụ:
– Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ là:
– Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày.
– Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo.
– Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày.
– Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày.
- Bối cảnh áp dụng:
– Thường áp dụng cho khối gián tiếp
– Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp
ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ
Đối với cấp công ty
- Cần có định hướng chiến lược phát triển rõ ràng.
- Có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách và các kịch bản thay đổi.
Đối với cấp bộ phận
- Xác định được hệ thống vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc.
- Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối.
- Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí.
- Nắm rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý.
