Khi tuyển dụng, bảng mô tả công việc hay còn gọi là Job description là ấn tượng đầu tiên nhà tuyển dụng tạo ra với một nhân viên tiềm năng tương lai. Nó không chỉ phác thảo các kỹ năng và kinh nghiệm mà  còn cung cấp một cái nhìn thoáng qua về công ty của bạn và các chi tiết cụ thể của vị trí đó. Nó sẽ trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà người tìm việc đã có và kêu gọi được những người thích hợp đến ứng tuyển.

Quá nhiều công ty lơ là với bảng mô tả công việc, họ có thể viết một cách chung chung, sao chép rập khuôn từ các tin khác hoặc thậm chí tệ nhất là bỏ qua những thông tin quan trọng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ liệt kê tất cả các yếu tố nên được xuất hiện trong một bảng mô tả công việc và giải thích vì sao chúng quan trọng và cần thiết.

Chức danh công việc 

Chức danh công việc sẽ đập vào mắt ứng viên một cách tự nhiên. Nó phải bao gồm những gì họ sẽ làm (ví dụ: bán hàng) và cấp độ của họ trong công ty (ví dụ: trưởng nhóm,quản lý,…).Tiêu đề cần phải làm cho ứng viên mục tiêu lập tức nghĩ rằng ‘Tôi có thể làm công việc đó,’ và tiếp tục đọc mô tả đầy đủ. 

Trong vài năm qua, một số công ty đã thay thế các chức danh công việc truyền thống với những cái tên độc đáo. Thay vì có “giám đốc bán hàng” họ sẽ đặt tên là “ninja bán hàng”.Cần cẩn thận với các loại tiêu đề công việc như thế này, vì chúng có thể ngăn cản những ứng viên nghiêm túc apply. Ngoài ra, những tiêu đề lạ như tế sẽ không được tối ưu hóa trên các công cụ tìm nên có thể không hiển thị khi ai đó tìm kiếm.

Địa điểm làm việc

Sẽ có trường hợp một ứng viên rất phù hợp với công việc của bạn nhưng họ sẽ ngại nộp đơn nếu nơi làm việc quá xa, không thuận tiện cho họ. Địa điểm làm việc của vị trí nên được hiển thị trước và chính giữa trên mô tả công việc để người tìm việc có thể quyết định xem có apply hay không. Cũng sẽ là một ý hay để bạn cho ứng viên biết vị trí này có được làm việc linh động về không gian hay thậm chí làm việc tại nhà hay không.

Mục tiêu

Trước khi đi vào chi tiết chính xác về những nghĩa vụ cần thực hiện,hãy đưa ra một bản tóm tắt về những việc mà vị trí tuyển dụng cần. Sơ lược lý do công ty của bạn tuyển dụng vị trí này, mục tiêu những ứng viên cần hoàn thành nếu được tuyển và cách để họ đạt được chúng. Mục tiêu nên hoạt động như một thiết yếu tốt để xác định những nhiệm vụ chính xác.

Nhiệm vụ

Dựa trên mục tiêu, vạch ra những công việc hàng ngày bằng các gạch đầu dòng. Tìm hiểu về doanh nghiệp và liệt kê chính xác những gì sẽ phải làm để những người đã có kinh nghiệm, đã từng làm ở công việc này trước đó sẽ cảm thấy tự tin rằng họ phù hợp với vị trí của bạn. 

Yêu cần kinh nghiệm

Nhìn sơ qua, phần này có vẻ đơn giản. Bạn chỉ cần liệt kê các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, trình độ và số năm kinh nghiệm yêu cầu, đúng không?

Các kỹ năng và trình độ cần thường sẽ dễ xác định, tuy nhiên sẽ có nhiều công ty không quan trọng về số năm kinh nghiệm. Tuy nhiên, nếu số năm kinh nghiệm bạn đưa ra quá cáo so với vị trí tuyển, nhiều ứng cử viên có đủ điều kiện sẽ cảm thấy không xứng đáng để nộp đơn.

Trước khi bạn ra quyết định, hãy thảo luận với người quản lý tuyển dụng để đưa ra một bảng yêu cầu về số năm kinh nghiệm phù hợp. Bạn cũng nên cân nhắc mức kinh nghiệm của các thành viên trong team hiện tại để xem vị trí này sẽ phù hợp ở vai trò nào.

Mô tả công ty 

Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng điều quan trọng là phải nói cho ứng viên biết thông tin về công ty của bạn và họ sẽ như thế nào khi gia nhập công ty. Nhiều người tìm việc không chỉ muốn một công việc phù hợp với bản thân mà còn muốn làm việc ở một công ty phù hợp với cá tính của họ hoặc làm điều họ cảm thấy thú vị. Hãy cố gắng hết sức để tổng hợp văn hóa công ty của bạn vào trong phần này và thậm chí liên kết tới trang tuyển dụngcủa công ty bạn nếu có những thông tin hữu ích về trải nghiệm của nhân viên.

Lợi ích 

Tất nhiên, phần liệt kê những gì công ty của bạn cung cấp về bảo hiểm y tế, thời gian nghỉ, phụ cấp lương hưu,… nên có, đó là những lợi ích có thể thu hút người tìm việc. Họ sẽ cảm nhận công ty của bạn như là một nơi tuyệt vời để làm việc nếu nó cung cấp lịch làm việc linh hoạt, chương trình chăm sóc sức khỏe nhân viên, tiện nghi văn phòng mát mẻ, hoặc bất cứ thứ gì song song đó.

Mức lương 

Có nhiều ý kiến ​​khác nhau về chi tiết tiền lương nên được tiết lộ trong mô tả công việc và cần cung cấp bao nhiêu thông tin là đủ. Các công ty thường đưa ra một khoảng mức chung chung (hoặc “mức lương hấp dẫn”, “lương cạnh tranh”), trong một số vài trường hợp sẽ ghi mức lương cụ thể. 
Đó là ý tưởng hay để cung cấp một số thông tin chi tiết về thu nhập nhân viên sẽ kiếm được để kỳ vọng của ứng viên phù hợp với bạn từ khi bắt đầu quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, hãy xem xét việc đưa ra mức lương như thế nào là tốt nhất cho công ty của bạn và đi theo cùng một cách thức cho tất cả các mô tả công việc.

Giờ làm việc, nhu cầu du lịch,… 

Giống như địa điểm làm việc, ứng viên thường muốn tránh đăng ký các công việc yêu cầu giờ làm việc, đi lại hoặc các trách nhiệm khác mà họ không thể tuân thủ theo. Chúng tôi luôn khuyên bạn nên cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt trên mô tả công việc để ứng cử viên không ngạc nhiên khi họ ứng tuyển

Thông tin, giấy tờ cần thiết

Nhà tuyển dụng phải nắm được những thông tin, giấy tờ nào pháp luật, hoặc công ty cần khi tuyển người làm cho vị trí đó. Ví dụ, yêu cầu thường nhất là những bằng cấp, chứng chỉ cho những ngành nghề đặc thù,…được yêu cầu nhưng hãy hỏi cố vấn pháp lý của bạn để biết thêm nếu có bất cứ điều gì khác cần phải được lưu ý đến.

Những lưu ý cho một bảng mô tả công việc chất lượng:

Ở phần trên, chúng tôi đã đề cập đến mọi thứ nên có trong một mô tả công việc của mình, hãy kết thúc mọi thứ bằng một vài lưu ý:

· Cộng tác với quản lý tuyển dụng– Khi mô tả công việc thường được viết bởi người tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng cũng nên tham gia trong suốt quá trình để cuối cùng tổng hợp chính xác những ứng viên mà họ đang tìm kiếm.

· Dùng đúng thuật ngữ– Như đã đề cập phía trên,mô tả công việc phải được viết bằng thuật ngữ mà các ứng viên phù hợp sử dụng. Nếu bạn dùng sai từ, nó có thể ngăn cản những ứng viên tiềm năng biết đến bạn.

· Tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực hoặc quá nhúng nhường– Hãy cẩn thận với việc đòi hỏi quá nhiều xuất hiện trong mô tả công việc. “Đừng apply nếu bạn không đủ đam mê và chăm chỉ’ hoặc cụm từ tương tự có thể dập tắt sự hứng thú để ứng tuyển của những người có thể sẽ là một nhân viên tuyệt vời.

· Sử dụng đại từ xưng hô chung– Hạn xưng hô bằng các từ xác định chính xác giới tính như anh hoặc chị, có thể viết liền “anh/chị” hoặc “bạn”. Chỉ dùng riêng một từ chỉ chính xác một giới tính có thể ngụ ý bạn muốn thuê một người nào đó ở một giới tính cụ thể và vô tình có thể gây ấn tượng xấu cho ứng viên.

· Bạn còn băn khoăng vì có quá nhiều thông tin– Bảng mô tả công việc dài không phải là điều xấu. Mô tả chứa thông tin càng nhiều chi tiết càng tốt, giúp thu hút đúng ứng cử viên và trả lời tất cả các câu hỏi của họ.

Sưu tầm và dịch: VnResource