Một quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo thu hút những ứng viên phù hợp với yêu cầu và văn hoá doanh nghiệp. Vậy quy trình tuyển dụng là gì và làm thế nào để xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của VnResource.

1. Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng là một chuỗi các bước mà doanh nghiệp thực hiện để thu hút, sàng lọc, đánh giá và chọn lọc ứng viên phù hợp với vị trí công việc.

Mục tiêu của quy trình này là tìm ra những ứng viên không chỉ có kỹ năng và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu công việc mà còn phù hợp với văn hóa và giá trị của tổ chức. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, đồng nhất với sứ mệnh và tầm nhìn của công ty.

2. Tại sao cần xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp?

Những vấn đề nhức nhối mà doanh nghiệp gặp phải trong tuyển dụng bao gồm:

Không có phòng tuyển dụng riêng: Không xây dựng phòng tuyển dụng chuyên biệt khiến doanh nghiệp không thể xây dựng và duy trì một quy trình tuyển dụng bài bản, nhất quán. Khi phòng nhân sự phải kiêm nhiệm tuyển dụng cùng các công việc khác, quy trình này thường rời rạc, thiếu nhất quán. Hệ quả là việc chọn lọc không hiệu quả, bỏ sót ứng viên tiềm năng hoặc lãng phí chi phí tuyển dụng.

Quy trình tuyển dụng lỗi thời, bị động: Phương pháp tuyển dụng truyền thống vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng, bắt đầu từ việc nhận order từ sếp, sau đó đăng tin tuyển dụng và chờ đợi ứng viên tìm đến. Cách tiếp cận này khiến doanh nghiệp trở nên bị động, kéo dài thời gian tìm kiếm và khó tiếp cận các ứng viên chất lượng. Từ đó giảm lợi thế cạnh tranh trong thị trường lao động đang biến đổi nhanh chóng.

Trong bối cảnh trên, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, hiện đại là nhu cầu cấp thiết đối với nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của việc xây dựng một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, hiện đại:

Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng: Một quy trình tuyển dụng bài bản giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho các khâu như đăng tin, sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn. Có một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng giúp nhanh chóng xác định yêu cầu và phương pháp tuyển dụng phù hợp, từ đó tránh lãng phí nguồn lực.
Kết nối ứng viên và doanh nghiệp: Một quy trình chuẩn giúp chọn lựa ứng viên phù hợp với văn hóa công ty, từ đó tăng cường khả năng gắn bó lâu dài. Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp còn xây dựng lòng tin và tạo ấn tượng tích cực với ứng viên.

Tăng cường sự chủ động trong tuyển dụng: Quy trình bài bản cho phép doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu và mục tiêu tuyển dụng, từ đó chủ động trong mọi khâu và linh hoạt ứng phó với biến động thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thu hút ứng viên phù hợp.
Tăng cường hiệu suất công việc: Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp đảm bảo ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu công việc. Khi tuyển dụng đúng người, năng suất và hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao, từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

3. Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp

Các bước xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp

3.1. Xây dựng chân dung ứng viên mục tiêu

Việc đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự hiện đại là xác định chân dung ứng viên mục tiêu. Doanh nghiệp phải coi nhân sự như khách hàng và xác định chân dung ứng viên mục tiêu như xác định khách hàng tiềm năng.

Theo đó, bộ phận nhân sự cần tiến hành các bước sau:

• Tham khảo yêu cầu từ các phòng ban liên quan để xác định kỹ năng và phẩm chất cần thiết cho vị trí tuyển dụng.
• Xem xét các vị trí tương tự trong ngành để xác định các kỹ năng cốt lõi và thái độ phù hợp.
• Đánh giá yếu tố văn hóa của doanh nghiệp nhằm đảm bảo ứng viên có thể hòa nhập và gắn bó lâu dài với môi trường làm việc.
• Kết quả của bước này sẽ phòng tuyển dụng sẽ có “bản đồ” chi tiết về ứng viên mục tiêu, từ đó giúp định hướng mọi hoạt động tuyển dụng tiếp theo.

3.2. Nghiên cứu insight của nhân sự

Sau khi có chân dung ứng viên mục tiêu, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu sâu hơn về nhu cầu, mong muốn và động lực của nhóm ứng viên này để nắm bắt insight của họ. Từ đó điều chỉnh thông điệp tuyển dụng cho phù hợp.

Để thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn như mạng xã hội, diễn đàn nghề nghiệp hoặc khảo sát với các ứng viên tiềm năng. Các câu hỏi như: “Điều gì quan trọng nhất với bạn trong công việc?”, “Bạn quan tâm đến những giá trị nào từ một doanh nghiệp?” sẽ giúp xác định điều mà ứng viên ưu tiên khi chọn nơi làm việc.

Bằng cách hiểu rõ các yếu tố mà ứng viên đánh giá cao (ví dụ như cơ hội phát triển, sự công nhận trong công việc, hoặc cân bằng công việc-cuộc sống), doanh nghiệp có thể xây dựng thông điệp hấp dẫn và thu hút những ứng viên thực sự phù hợp.

3.3. Viết content truyền thông về thương hiệu tuyển dụng

Trong bước này, doanh nghiệp cần tạo ra các content hấp dẫn để truyền thông về thương hiệu tuyển dụng.

Nói cách khác, đây là những nội dung quảng bá hình ảnh công ty, đặc biệt nhắm vào các yếu tố văn hóa, môi trường làm việc và chế độ đãi ngộ nổi bật. Những yếu tố này như một thỏi nam châm nhằm thu hút ứng viên tiềm năng chủ động tìm đến doanh nghiệp. Đó có thể là các bài viết, hình ảnh, video về đời sống công ty, các sự kiện nội bộ, chính sách phúc lợi, cơ hội phát triển nghề nghiệp, và những câu chuyện thành công của nhân viên hiện tại.

Sau đó, dựa trên yêu cầu về vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp cần viết các content tuyển dụng hấp dẫn. Nội dung này bao gồm bản mô tả công việc chi tiết, đáp ứng các tiêu chí sau:

Mỗi bản mô tả công việc nên nêu rõ trách nhiệm, yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, quyền lợi của ứng viên
Truyền tải thông tin rõ ràng về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp và tạo sự hứng thú, giúp ứng viên dễ dàng hình dung công việc và mong muốn gia nhập đội ngũ.

3.4. Đẩy content tuyển dụng lên các kênh truyền thông

Sau khi có nội dung tuyển dụng chất lượng, doanh nghiệp cần phân phối nó qua các kênh tuyển dụng phù hợp với đối tượng ứng viên.

Các kênh tuyển dụng phổ biến có thể bao gồm trang web tuyển dụng của công ty, LinkedIn, Facebook, Google, và các trang tuyển dụng chuyên nghiệp như VietnamWorks, TopCV, hay Indeed. Đối với mỗi kênh, doanh nghiệp cần tùy chỉnh nội dung sao cho phù hợp với phong cách và đối tượng của từng nền tảng.

Ví dụ, trên LinkedIn, nội dung có thể nghiêng về chuyên môn và sự phát triển nghề nghiệp, trong khi trên Facebook, nội dung có thể thân thiện hơn và nhấn mạnh văn hóa doanh nghiệp. Việc lựa chọn và sử dụng đúng các kênh sẽ giúp tiếp cận đúng nhóm ứng viên, tăng khả năng thu hút hồ sơ chất lượng.

3.5. Nhận CV và sàng lọc

Khi đã đăng tải tin tuyển dụng, doanh nghiệp cần có hệ thống để tiếp nhận và quản lý hồ sơ ứng viên một cách hiệu quả. Trong giai đoạn này, việc sàng lọc hồ sơ ban đầu là rất quan trọng. Doanh nghiệp có thể sử dụng các tiêu chí cốt lõi đã xác định ở bước đầu để đánh giá nhanh chóng các hồ sơ và phân loại ứng viên.

Sau khi hoàn thành bước sàng lọc sơ bộ, doanh nghiệp có thể phân chia các ứng viên vào các nhóm khác nhau dựa trên mức độ phù hợp với yêu cầu công việc. Những hồ sơ đạt yêu cầu sẽ được mời vào vòng phỏng vấn, trong khi những ứng viên chưa đáp ứng đủ tiêu chí có thể lưu vào hồ sơ dự trữ cho các vị trí khác trong tương lai.

3.6. Ứng dụng AI vào quá trình tuyển dụng

Việc ứng dụng AI vào quá trình tuyển dụng là một bước tiến hiện đại giúp tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao chất lượng tuyển dụng. Trong bước này, doanh nghiệp có thể triển khai các công nghệ AI trong các công việc sau:

• Sàng lọc hồ sơ tự động: AI có khả năng phân tích và lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các từ khóa về kỹ năng, kinh nghiệm và yêu cầu công việc, từ đó nhanh chóng chọn lọc những hồ sơ phù hợp mà không cần can thiệp thủ công.
• Chatbot hỗ trợ ứng viên: Chatbot AI có thể trả lời các câu hỏi của ứng viên về công ty, vị trí, và quy trình tuyển dụng, đảm bảo trải nghiệm ứng viên tốt hơn và giảm tải cho đội ngũ tuyển dụng.
• Đánh giá kỹ năng qua bài kiểm tra tự động: AI giúp doanh nghiệp thiết kế và chấm điểm các bài kiểm tra kỹ năng, bài test tính cách hay bài đánh giá năng lực, cho phép đánh giá khách quan và toàn diện hơn về ứng viên.
• Phân tích dữ liệu ứng viên: AI cung cấp các báo cáo chi tiết về hồ sơ ứng viên, xu hướng ứng tuyển và các chỉ số quan trọng, giúp doanh nghiệp có dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt.
• Viết content tuyển dụng: Sử dụng AI để viết content tuyển dụng là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tạo ra nội dung thu hút ứng viên mà vẫn tiết kiệm thời gian và công sức.

3.7. Phỏng vấn và chăm sóc trước hợp đồng

Trong vòng phỏng vấn, doanh nghiệp tiến hành đánh giá kỹ hơn về các yếu tố như thái độ và sự phù hợp của ứng viên với văn hoá doanh nghiệp. Để đảm bảo lựa chọn đúng nhân tài ngay từ vòng phỏng vấn, VnResource gợi ý doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Vòng 1 – Định hướng nghề nghiệp: Đánh giá lịch sử làm việc của ứng viên để xem liệu tố chất và niềm đam mê của họ có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không.
• Vòng 2 – Kiến thức cơ bản: Kiểm tra kiến thức nền tảng của ứng viên trong lĩnh vực liên quan. Chẳng hạn, đối với vị trí kế toán tổng hợp, ứng viên cần có kiến thức về tài chính cốt lõi và kinh nghiệm thực tế trong tài chính, kế toán.
• Vòng 3 – Thái độ làm việc: Đánh giá thái độ của ứng viên thông qua 8 tiêu chí, bao gồm động lực cá nhân, nhiệt huyết, tinh thần học hỏi, sự cam kết, trung thực, khả năng hợp tác, trách nhiệm, và tinh thần đồng đội.
• Vòng 4 – Phỏng vấn 4P: Đánh giá ứng viên dành cho vị trí quản lý theo 4 tiêu chí, bao gồm Hoàn hảo (Perfection), Kiên trì (Persistence), Tư duy tiến bộ (Progress), và Tư duy tích cực (Positive).
• Vòng 5 – Sự phù hợp văn hóa doanh nghiệp: Xác định xem ứng viên có giá trị cốt lõi tương đồng với doanh nghiệp không, giúp họ không chỉ làm tốt công việc mà còn dễ hòa nhập với môi trường làm việc.
• Vòng 6 – Bài tập thực tế: Yêu cầu ứng viên hoàn thành một bài tập dựa trên vấn đề thực tế của doanh nghiệp để đánh giá năng lực tư duy, khả năng phát triển và mức độ cam kết đối với công việc.

Sau khi phỏng vấn, việc chăm sóc ứng viên trước hợp đồng cũng cần được chú trọng. Điều này bao gồm gửi email xác nhận đã trúng tuyển, cung cấp thêm thông tin về doanh nghiệp và quy trình tuyển dụng, thậm chí có thể tổ chức các buổi giới thiệu ngắn về công ty. Việc chăm sóc này giúp ứng viên cảm thấy mình được quan tâm, từ đó tăng tính thiện cảm với doanh nghiệp và sẵn sàng cho các vòng tuyển dụng tiếp theo.

3.8. Chốt hợp đồng

Khi đã lựa chọn được ứng viên phù hợp, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện bước chốt hợp đồng để đảm bảo không bỏ lỡ ứng viên tiềm năng. Bước này đòi hỏi sự rõ ràng và minh bạch trong thảo luận các điều khoản như lương, phúc lợi, thời gian làm việc, và quyền lợi kèm theo.

Để tăng tính chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn một mẫu hợp đồng và hướng dẫn chi tiết cho ứng viên, giúp họ hiểu rõ các điều kiện làm việc. Việc này không chỉ đảm bảo sự minh bạch mà còn giúp ứng viên cảm thấy an tâm và cam kết lâu dài với công ty.

3.9. Hội nhập

Hội nhập là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp ứng viên nhanh chóng trở thành một phần của doanh nghiệp. Quá trình hội nhập bao gồm:

• Chào đón: Tổ chức một buổi gặp mặt chính thức với ban lãnh đạo, đồng nghiệp giúp nhân viên mới có cảm giác được chào đón và nhanh chóng hòa nhập vào tổ chức.
• Đào tạo ban đầu: Cung cấp các khóa đào tạo cơ bản về văn hoá, nội quy doanh nghiệp, quy trình và công cụ làm việc, giúp nhân viên tự tin và thực hiện công việc hiệu quả hơn.
• Chỉ định người hỗ trợ (mentor): Chỉ định một người hướng dẫn có kinh nghiệm giúp giải đáp thắc mắc, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu.

4. Những lưu ý giúp tối ưu hoá hiệu quả của quy trình tuyển dụng nhân sự

Để quy trình tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần chú trọng những điểm quan trọng sau:

• Không đưa ra một bản mô tả công việc mơ hồ: Một bản mô tả công việc thiếu chi tiết hoặc không rõ ràng sẽ khiến ứng viên không hiểu rõ yêu cầu và kỳ vọng của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến sự mất cân bằng giữa kỹ năng của ứng viên và nhu cầu thực tế, gây lãng phí thời gian cho cả hai bên.
• Tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên: Quy trình tuyển dụng là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng. Từ cách tổ chức buổi phỏng vấn đến cách truyền tải thông tin, mọi tương tác với ứng viên nên được thiết kế thân thiện, chuyên nghiệp.
• Chọn lọc kỹ lưỡng các kênh truyền thông tuyển dụng: Để tối ưu hóa việc tiếp cận ứng viên, doanh nghiệp cần lựa chọn những kênh truyền thông phù hợp với vị trí và đối tượng mục tiêu.
• Linh hoạt và cải tiến quy trình liên tục: Thị trường lao động luôn biến đổi, vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh quy trình tuyển dụng nhân sự để phù hợp với nhu cầu và xu hướng mới.
• Ứng dụng AI trong quy trình tuyển dụng nhân sự: Ứng dụng AI giúp tự động hóa sàng lọc hồ sơ, cá nhân hóa trải nghiệm ứng viên và dự đoán nhu cầu nhân sự, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng nhanh chóng và chính xác hơn.

Quy trình tuyển dụng nhân sự bài bản là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tìm kiếm và thu hút nhân tài, đồng thời xây dựng một đội ngũ vững mạnh và đồng điệu với mục tiêu của công ty. VnResource hy vọng rằng các bước xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự hiện đại trong bài viết này sẽ là nguồn tài liệu hữu ích, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả tuyển dụng và phát triển bền vững.

5. Tuyển dụng VnResource HRM Pro – Nền tảng công nghệ ứng dụng sâu trí tuệ nhân tạo (AI) hàng đầu trong tuyển dụng

Module tuyển dụng VnResource HRM Pro là một phần mềm công nghệ ứng dụng AI trong tuyển dụng. Với mục đích giúp các nhà tuyển dụng và ứng viên tương tác với nhau một cách nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả, nền tảng này đã được thiết kế và phát triển bằng các giải pháp tiên tiến.

Module tuyển dụng VnResource HRM Pro sử dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm và tuyển dụng nhân tài phù hợp với nhu cầu và tiêu chí công việc. Điều này đảm bảo tăng cường năng suất và hiệu quả trong công việc của các doanh nghiệp. Ngoài ra, các ứng viên cũng có thể tương tác với các nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng và thuận tiện. Giải pháp giúp doanh nghiệp:

1. Sáng tạo tin tuyển dụng

Thay vì trước đây HR phải vào các trang mạng xã hội hoặc tự viết. Việc này tốn nhiều thời gian nhưng đôi khi nội dung không thu hút. Vậy VnResource HRM Pro với ứng dụng AI có thể giúp soạn ra bản mô tả công việc chỉ với thao tác đưa ra yêu cầu.

2. Chatbox hỗ trợ ứng viên

Với ứng viên khi có nhu cầu quan tâm thì có thể hỏi đáp trực tiếp trên cổng thông tin, tại đây trợ lý ảo sẽ trả lời Thông tin công ty, vị trí đang tuyển, yêu cầu công việc, chế độ một cách nhanh chóng. Giúp ứng viên có một trải nghiệm tuyệt vời mà không cần chờ đợi HR trả lời

3. Sàng lọc CV ứng viên

Từ kho tiềm năng có sẵn cho vị trí, thay vì trước đây HR phải mở từng CV và đọc từng cái thì giờ đây VnResource có thể hỗ trợ đọc và sàng lọc theo tiêu chí nhà tuyển dụng đưa ra như độ tuổi, giới tính, chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc

4. Nhận diện và trích xuất thông tin từ CV

Khi ứng viên ứng tuyển từ Website công ty hay mạng xã hội hay sàn tuyển dụng. VnResource HRM Pro sẽ tự động trích xuất thông tin để lưu hồ sơ. Giúp HR đến 90% công sức nhập liệu.

5. Tự động sinh câu hỏi phỏng vấn

Thay vì phải suy nghĩ câu hỏi và soạn câu hỏi thủ công thì bây giờ anh chị HR chỉ cần đưa ra chủ đề, hình thức trắc nghiệm, số lượng câu hỏi và độ khó. AI sẽ tạo ra bộ câu hỏi hoàn chỉnh. Lúc này HR chỉ cần lựa chọn câu hỏi phù hợp đưa vào bộ câu hỏi đánh giá ứng viên

Đừng quên truy cập vào nền tảng VnResource HRM Pro hàng đầu hiện nay để trải nghiệm công nghệ ứng dụng AI trong tuyển dụng và tìm kiếm ngay những ứng viên tài năng cho doanh nghiệp mình nhé. Để trải nghiệm demo ngay hôm nay: https://vnresource.vn/ hoặc liên hệ hotline ngay hôm nay: 0914.004.800.

Đọc thêm các bài viết hưu ích khác: 

=>> Tuyển Dụng Nội Bộ: Ứng Viên Tiềm Năng ở Ngay Trong Doanh Nghiệp Của Chúng Ta

=>> Ưu tiên tuyển dụng nội bộ trong suy thoái kinh tế

=>> Quản Trị Tuyển Dụng – 12 Chỉ Số Quan Trọng HR Cần Nắm Rõ

=>> Ứng Dụng Tâm Lý Học Vào HR: 6 Loại Thiên Vị Vô Thức Dẫn Đến Sai Lầm Khi Tuyển Dụng