Các bước chuyển đổi số là vấn đề mà bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào khi bắt đầu công cuộc chuyển đổi số đều “đau đáu”. Đây là quá trình không có mẫu số chung, mỗi doanh nghiệp có thể có cách tiếp cận và triển khai khác nhau, nhưng các bước cơ bản được nêu trong bài viết sau có thể giúp doanh nghiệp có thêm tham khảo để xây dựng lộ trình phù hợp.

1. Bước 1: Xác định rõ ý nghĩa và mục tiêu chiến lược của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh – mà là một hành trình toàn diện, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi từ tư duy lãnh đạo, mô hình vận hành đến cách thức tương tác với khách hàng. Do đó, trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ sáng kiến nào, điều đầu tiên và cũng là yếu tố mang tính nền tảng, đó là doanh nghiệp cần xác định rõ ràng: chuyển đổi số có ý nghĩa gì đối với sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp?

Ở bước khởi đầu này, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần dành thời gian để nhìn nhận lại tổng thể bức tranh hiện tại, phân tích sâu các vấn đề còn tồn tại trong nội bộ cũng như bối cảnh cạnh tranh trên thị trường. Chuyển đổi số không thể thành công nếu không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và mong muốn đổi mới thực sự từ bên trong tổ chức. Một số câu hỏi quan trọng mà doanh nghiệp cần tự trả lời bao gồm:

• Doanh nghiệp đang gặp phải những trở ngại gì trong quá trình vận hành và kinh doanh? Liệu quy trình nội bộ có đang rườm rà, thiếu tính liên kết? Việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng có bị chậm trễ hay thiếu chính xác không?

• Năng suất và hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự có đang bị giới hạn bởi các công cụ và phương pháp làm việc truyền thống?

• Doanh nghiệp có đang bị tụt lại phía sau so với đối thủ về khả năng đổi mới, tốc độ ra mắt sản phẩm hoặc trải nghiệm khách hàng?

• Mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp kỳ vọng đạt được từ chuyển đổi số là gì? Là nâng cao hiệu quả vận hành? Là tối ưu trải nghiệm khách hàng? Hay là tăng trưởng doanh thu bền vững?

• Chuyển đổi số sẽ mang lại giá trị gì thiết thực cho doanh nghiệp: Giảm chi phí vận hành, cải thiện năng lực ra quyết định nhờ dữ liệu, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng hay mở ra cơ hội tiếp cận thị trường mới?

Khi trả lời một cách nghiêm túc và có chiều sâu những câu hỏi này, doanh nghiệp không chỉ hiểu rõ lý do cần thực hiện chuyển đổi số mà còn từng bước xác định được mục tiêu chiến lược cụ thể, gắn liền với nhu cầu thực tế và định hướng phát triển dài hạn.

Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu cần được đặt trong mối tương quan với nguồn lực hiện có của doanh nghiệp – bao gồm tài chính, con người, công nghệ và văn hóa tổ chức. Mục tiêu nếu quá xa vời so với năng lực thực tiễn sẽ dễ dẫn đến thất bại hoặc lãng phí. Vì vậy, sau khi đã xác định được mục tiêu và kỳ vọng, doanh nghiệp cần bước sang giai đoạn tiếp theo: rà soát hiện trạng tổ chức – để đánh giá điểm xuất phát, từ đó xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp, thực tiễn và khả thi.

2. Bước 2: Đánh giá hiện trạng và phân tích

Sau khi đã xác định được mục tiêu chiến lược và ý nghĩa của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp, bước tiếp theo mang tính quyết định chính là đánh giá toàn diện hiện trạng tổ chức. Đây là bước nền tảng giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình đang đứng ở đâu, có gì trong tay, thiếu gì, cần gì và đang chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố nào – từ đó đưa ra kế hoạch chuyển đổi số thực tiễn, tối ưu nguồn lực và tránh lãng phí.

Để đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp cần phân tích dựa trên hai nhóm yếu tố: khách quan và chủ quan, đảm bảo bao quát cả môi trường bên ngoài lẫn năng lực bên trong tổ chức.

2.1. Phân tích các yếu tố khách quan

Các yếu tố khách quan là những yếu tố bên ngoài doanh nghiệp nhưng có ảnh hưởng sâu sắc đến khả năng chuyển đổi số. Đây là những yếu tố doanh nghiệp không kiểm soát được, nhưng bắt buộc phải nắm bắt và thích ứng. Cụ thể bao gồm:

a. Thực trạng hiện tại của doanh nghiệp

Là điểm khởi đầu để doanh nghiệp xác định mức độ sẵn sàng chuyển đổi. Một số nội dung cần đánh giá chi tiết:

• Tình hình kinh doanh hiện tại: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí vận hành, tỷ suất lợi nhuận… có đang đạt kỳ vọng? Có sản phẩm/dịch vụ nào đang bị lỗi thời hoặc không đáp ứng được nhu cầu khách hàng hiện nay không?

• Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp đang tổ chức nhân sự và vận hành theo mô hình nào? Có quá nhiều tầng nấc trung gian gây chậm trễ? Bộ máy quản lý có linh hoạt và phân quyền hiệu quả không?

• Quy trình hoạt động: Có bao nhiêu quy trình đang vận hành bằng phương pháp thủ công? Tỷ lệ lỗi sai phát sinh do quy trình lỗi thời là bao nhiêu? Có quy trình nào có thể tự động hóa không?

• Công nghệ hiện có: Doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm nào cho các phòng ban? Các phần mềm đó có kết nối với nhau không? Dữ liệu có được lưu trữ tập trung và đồng bộ không?

• Nguồn lực tài chính: Ngân sách dành cho chuyển đổi số là bao nhiêu? Doanh nghiệp có đủ khả năng đầu tư cho công nghệ, đào tạo và vận hành không?

• Nguồn nhân lực: Đội ngũ nhân sự có kiến thức về công nghệ không? Đã từng tham gia các dự án số hóa nào chưa?

Việc đánh giá thực trạng cần đi kèm với các công cụ phân tích như: SWOT (điểm mạnh – điểm yếu – cơ hội – thách thức), PEST (chính trị – kinh tế – xã hội – công nghệ) để đảm bảo khách quan và toàn diện.

b. Xu hướng thị trường và hành vi khách hàng

Chuyển đổi số không thể diễn ra trong “vùng an toàn” của nội bộ doanh nghiệp. Nó cần gắn chặt với sự thay đổi của thị trường và kỳ vọng mới của khách hàng:

• Xu hướng tiêu dùng đang thay đổi như thế nào? Khách hàng có chuyển dần sang mua sắm trực tuyến, yêu cầu trải nghiệm đa kênh hay không?

• Đối thủ đang áp dụng những công nghệ nào? Họ đã cải thiện sản phẩm, dịch vụ ra sao nhờ chuyển đổi số?

• Ngành hàng mà doanh nghiệp đang hoạt động có đang chịu tác động mạnh từ công nghệ (như AI, dữ liệu lớn, IoT, Blockchain,…) không?

Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến định hướng chiến lược số hóa của doanh nghiệp: cần đổi mới sản phẩm, tối ưu chuỗi cung ứng hay tăng trải nghiệm khách hàng?

=>>Đọc thêm: Công Nghệ Blockchain: 5 Trường Hợp Tác Động Đến Nguồn Nhân Lực

=>> Đọc thêm: Ứng Dụng Hiệu Quả AI Trong Tuyển Dụng

c. Công nghệ

Việc lựa chọn và đầu tư công nghệ phải sát với thực tiễn doanh nghiệp. Không phải công nghệ hiện đại nhất là tốt nhất, mà là công nghệ phù hợp nhất với nhu cầu, quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp lớn có thể hướng đến các hệ thống tích hợp toàn diện như ERP, CRM, BI,…

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể bắt đầu bằng những giải pháp đơn lẻ có khả năng mở rộng như: phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý kho, quản lý nhân sự, sau đó tiến tới tích hợp dần.

Việc đánh giá công nghệ cần đi kèm với khả năng bảo mật, chi phí bảo trì, tính dễ dùng, khả năng tích hợp và tính linh hoạt trong tương lai.

d. Chính sách và môi trường pháp lý

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và tận dụng các chính sách hỗ trợ từ nhà nước:

• Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng 2030

• Đề án phát triển doanh nghiệp công nghệ số

• Các chương trình tài trợ, đào tạo, miễn giảm thuế, tư vấn số hóa từ các bộ ban ngành và tổ chức tài chính

Chính sách không chỉ là nguồn lực hỗ trợ mà còn tạo ra khung pháp lý để doanh nghiệp yên tâm triển khai chuyển đổi số theo đúng quy định.

2.2. Phân tích các yếu tố chủ quan

Yếu tố chủ quan là những yếu tố bên trong doanh nghiệp, có thể kiểm soát và cải thiện được. Đây cũng là những yếu tố cốt lõi quyết định khả năng triển khai thành công chuyển đổi số.

a. Mô hình kinh doanh và vận hành

• Mô hình hiện tại có phù hợp với xu hướng thị trường không?

• Các hoạt động tạo giá trị cho khách hàng có thể số hóa không? (Ví dụ: chuyển từ bán hàng truyền thống sang thương mại điện tử)

• Doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu khách hàng để tạo ra sản phẩm/dịch vụ mới không?

Nếu mô hình hiện tại không còn phù hợp, doanh nghiệp cần mạnh dạn thay đổi hoặc xây dựng mô hình kinh doanh mới gắn liền với chuyển đổi số.

b. Cam kết từ ban lãnh đạo

Lãnh đạo không chỉ là người khởi xướng mà còn là người dẫn dắt và truyền cảm hứng cho toàn bộ quá trình. Những yếu tố cần đánh giá:

• Ban lãnh đạo có tư duy đổi mới, sẵn sàng đầu tư và chịu trách nhiệm không?

• Có kế hoạch truyền thông nội bộ để lan tỏa mục tiêu chuyển đổi số không?

• Có lộ trình gắn KPI chuyển đổi số với hiệu quả kinh doanh không?

Thiếu sự cam kết từ cấp cao nhất là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại trong chuyển đổi số.

c. Sự sẵn sàng và thái độ của nhân viên

• Đội ngũ nhân sự có sẵn sàng tiếp nhận công nghệ mới không?

• Có được đào tạo kỹ năng số và hiểu được vai trò của mình trong quá trình chuyển đổi không?

• Văn hóa tổ chức có cởi mở, chấp nhận thay đổi và khuyến khích thử nghiệm không?

Nếu không có chiến lược đào tạo và truyền thông nội bộ bài bản, nhân viên dễ phản ứng tiêu cực hoặc không hợp tác.

d. Năng lực quản trị và tổ chức

Khả năng quản lý thay đổi, thiết lập mục tiêu, phân bổ nguồn lực, giám sát tiến độ và đo lường hiệu quả là nền tảng cho sự thành công của mọi sáng kiến chuyển đổi.

Doanh nghiệp nên tự đánh giá:

• Ban điều hành có kỹ năng quản trị dự án số không?

• Có đội ngũ chuyên trách về công nghệ, dữ liệu, đổi mới không?

• Có hệ thống quản trị minh bạch, ra quyết định dựa trên dữ liệu hay cảm tính?

3. Bước 3: Thiết lập mục tiêu

Sau khi đã đánh giá hiện trạng, phân tích các yếu tố khách quan và chủ quan, doanh nghiệp bước vào giai đoạn thiết lập mục tiêu chuyển đổi số – một bước cốt lõi định hình hướng đi và kết quả mong muốn trong hành trình chuyển đổi.

3.1 Xác định rõ ràng mục tiêu tổng thể

Mục tiêu chuyển đổi số không đơn thuần là áp dụng công nghệ mới, mà cần xuất phát từ chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm và định hướng, doanh nghiệp có thể xây dựng mục tiêu chuyển đổi số xoay quanh các trục sau:

– Nâng cao hiệu suất vận hành: Tự động hóa quy trình, giảm thiểu thời gian, chi phí vận hành.

– Tối ưu trải nghiệm khách hàng: Tăng cường khả năng cá nhân hóa dịch vụ, phản hồi nhanh, chăm sóc khách hàng đa kênh.

– Đổi mới mô hình kinh doanh: Tạo ra nguồn doanh thu mới, khai thác dữ liệu để phát triển sản phẩm/dịch vụ sáng tạo.

– Tăng cường năng lực ra quyết định: Dựa trên dữ liệu (data-driven), xây dựng hệ thống báo cáo và phân tích thông minh.

– Xây dựng văn hóa số trong tổ chức: Tăng cường năng lực số cho nhân viên, hình thành tư duy đổi mới liên tục.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp bán lẻ đặt mục tiêu tăng 20% doanh thu từ kênh online trong 12 tháng thông qua nền tảng thương mại điện tử mới và hệ thống CRM.

• Một doanh nghiệp sản xuất có thể đặt mục tiêu giảm 15% thời gian vận hành nhà máy thông qua việc triển khai hệ thống quản trị ERP và IoT.

3.2 Phân tầng mục tiêu theo giai đoạn

Mục tiêu chuyển đổi số cần được triển khai theo từng giai đoạn cụ thể, thay vì đặt ra mục tiêu chung chung và thiếu kế hoạch thực thi. Mỗi mục tiêu lớn nên được “chia nhỏ” thành các mục tiêu cụ thể, đo lường được theo phương pháp SMART:

Specific (Cụ thể) – Measurable (Đo lường được) – Achievable (Khả thi) – Relevant (Phù hợp với chiến lược) – Time bound (Thời hạn rõ ràng)

Ví dụ chia theo giai đoạn:

– Giai đoạn 1 (0–6 tháng): Triển khai hệ thống CRM, đào tạo 100% nhân viên bộ phận kinh doanh.

– Giai đoạn 2 (6–12 tháng): Tích hợp CRM với hệ thống bán hàng và marketing automation.

– Giai đoạn 3 (1–2 năm): Phân tích dữ liệu khách hàng để đề xuất sản phẩm cá nhân hóa.

3.3 Đồng bộ mục tiêu với toàn tổ chức

Việc thiết lập mục tiêu không chỉ nằm trong tay lãnh đạo hay phòng CNTT mà cần được chia sẻ và đồng thuận từ toàn bộ tổ chức. Để đảm bảo mục tiêu chuyển đổi số được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần:

– Truyền thông rõ ràng: Tổ chức các buổi phổ biến nội bộ, truyền thông qua các kênh chính thống để nhân viên hiểu được vai trò, trách nhiệm và lợi ích khi chuyển đổi số.

– Gắn mục tiêu chuyển đổi với từng bộ phận: Mỗi phòng ban cần xác định rõ phần việc cụ thể của mình trong kế hoạch tổng thể.

Ví dụ:

• Phòng nhân sự đặt mục tiêu số hóa toàn bộ hồ sơ nhân viên trong vòng 3 tháng.

• Bộ phận chăm sóc khách hàng triển khai kênh hỗ trợ chatbot, hướng tới xử lý 60% yêu cầu qua AI tự động trong năm đầu tiên.

3.4 Có sự tham gia của chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn

Việc thiết lập mục tiêu chuyển đổi số hiệu quả không chỉ dựa vào kinh nghiệm nội bộ, mà nên tham khảo các chuyên gia tư vấn chuyên môn. Các đơn vị này có thể hỗ trợ:

– Đánh giá lại thực trạng một cách khách quan.

– Gợi ý các chỉ số hiệu quả (KPIs) và mô hình chuyển đổi phù hợp theo ngành nghề.

– Xây dựng roadmap chuyển đổi số với khung thời gian và tài nguyên rõ ràng.

– Đảm bảo tính kết nối giữa các mục tiêu công nghệ, nhân sự, tài chính và vận hành.

3.5 Thiết lập cơ chế theo dõi và đánh giá mục tiêu

Chuyển đổi số là một hành trình dài, không thể thiếu cơ chế kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh định kỳ. Doanh nghiệp nên thiết lập:

– Bộ chỉ số đo lường (KPIs) cho từng mục tiêu cụ thể.

– Lịch đánh giá định kỳ theo tháng, quý hoặc năm.

– Cơ chế báo cáo và phản hồi để các cấp quản lý giám sát tiến độ và đưa ra quyết định kịp thời.

– Công cụ hỗ trợ quản lý mục tiêu: OKRs, KPI dashboards, phần mềm quản trị chiến lược như Balanced Scorecard, Monday.com, Asana, Notion,…

4. Bước 4: Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch chi tiết

Một trong các bước chuyển đổi số quan trọng khác của doanh nghiệp là tiến trình xây dựng chiến lược và lập kế hoạch cụ thể

4.1 Xây dựng chiến lược chuyển đổi số

Khi xây dựng chiến lược chuyển đổi số, doanh nghiệp cần đưa ra tầm nhìn rõ ràng, bao gồm định hướng chiến lược và kết quả kinh doanh. Việc thiết lập một chiến lược chuyển đổi số thường cần trả lời 3 câu hỏi chính, bao gồm:

• Ngành kinh doanh hiện đang hướng đến tương lai như thế nào?
• Vai trò của doanh nghiệp trong viễn cảnh tương lai đó?
• Làm cách nào để tạo một con đường cân bằng giữa cảm giác định hướng và khả năng liên tục thích ứng?

Hoạt động chuyển đổi số phải giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh phù hợp trong thời gian hiện tại cũng như triển khai hoạt động phù hợp với định hướng tương lai.

4.2 Lập kế hoạch chuyển đổi số

Các bước thực hiện	Chi tiết
Xác định các sáng kiến dựa vào mục tiêu đã định hướng	Các sáng kiến phải phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp. Mỗi sáng kiến chỉ nên tập trung vào một hoặc một vài mục tiêu và không để chồng chéo.
Lập danh sách sáng kiến ưu tiên	Mỗi sáng kiến được lập cần được cấp ngân sách và nguồn lực riêng. Nếu nguồn lực có hạn, ban lãnh đạo nên ưu tiên công việc dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu.
Tạo tiêu chí đo lường sáng kiến & KPI	Để theo dõi tiến độ từng sáng kiến, mỗi KPI cần được ghi chép dữ liệu đầy đủ, bao gồm: Dữ liệu nào được dùng? Dùng thế nào? Ai và khi nào sẽ thu dữ liệu? Phân tích dữ liệu thế nào?,…
Thiết lập kế hoạch cho dự án	Mỗi sáng kiến cần được lập kế hoạch ngắn gọn để xác định mục tiêu, phạm vi hoạt động, người liên quan, tiến trình, rủi ro,…Nhằm đảm bảo dự án phát triển theo đúng kế hoạch.
Đánh giá mức độ thành công	Đánh giá và truyền đạt hiệu quả của quá trình chuyển đổi sổ cho các bên liên quan. Việc đánh giá mức độ thành công phải dựa vào nhiều yếu tố như: Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận. Nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Tối ưu hóa quy trình bán hàng. Phát triển sản phẩm, dịch vụ,…

5. Bước 5: Xây dựng nền tảng công nghệ, dữ liệu

Công nghệ và dữ liệu là trụ cột hạ tầng của quá trình chuyển đổi số. Một chiến lược chuyển đổi số dù có tốt đến đâu cũng sẽ thất bại nếu thiếu một nền tảng công nghệ vững chắc và hệ thống dữ liệu đồng bộ, sạch, đáng tin cậy.

5.1 Vai trò của nền tảng công nghệ và dữ liệu

– Tạo điều kiện triển khai các giải pháp số: Là bệ phóng để các giải pháp số như tự động hóa, trí tuệ nhân tạo, phân tích dữ liệu… có thể được áp dụng vào thực tiễn.

– Tăng tốc quá trình ra quyết định: Dữ liệu chính xác, minh bạch, thời gian thực sẽ giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

– Kết nối toàn bộ tổ chức và hệ sinh thái bên ngoài: Công nghệ giúp kết nối các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời tăng tính tương tác với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp.

5.2 Phân loại nền tảng công nghệ và dữ liệu

a. Nền tảng hướng ra bên ngoài (External-facing platforms)

Là những hệ thống giúp doanh nghiệp cải thiện tương tác, phục vụ khách hàng và đối tác hiệu quả hơn:

– CRM (Customer Relationship Management): Quản lý mối quan hệ khách hàng, theo dõi hành vi, lịch sử mua hàng, cá nhân hóa trải nghiệm.

– Website, E-commerce, Mobile App: Kênh tương tác chính với khách hàng; cần được tích hợp chặt chẽ với hệ thống dữ liệu để đồng bộ thông tin.

– Chatbot, trợ lý ảo, AI chăm sóc khách hàng: Giúp phản hồi nhanh chóng 24/7, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao mức độ hài lòng.

– CDP (Customer Data Platform): Thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu người dùng từ nhiều nguồn (online và offline), phục vụ cho cá nhân hóa sản phẩm và chiến dịch marketing.

b. Nền tảng phục vụ nội bộ (Internal-facing platforms)

Nhằm tối ưu hiệu suất vận hành, nâng cao năng lực quản trị:

– ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, tích hợp quản lý tài chính – kế toán – mua hàng – kho – sản xuất.

– HRM (Human Resource Management): Hệ thống quản trị nhân sự toàn diện từ tuyển dụng, chấm công, tính lương, đến đào tạo và đánh giá hiệu suất.

– Workflow Automation & BPM (Business Process Management): Số hóa quy trình công việc, loại bỏ thủ tục giấy tờ, tăng tốc xử lý nội bộ.

– BI (Business Intelligence) và DWH (Data Warehouse): Tập hợp và phân tích dữ liệu lớn để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

=>> Đọc thêm: Phần Mềm Quản Trị Nhân Sự: Công Cụ Không Thể Thiếu Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại

5.3 Xây dựng chiến lược dữ liệu hiệu quả

Doanh nghiệp cần:

– Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào: Đảm bảo dữ liệu được thu thập đầy đủ, đúng định dạng, có nguồn gốc rõ ràng.

– Đảm bảo an ninh – bảo mật dữ liệu: Áp dụng các chính sách kiểm soát truy cập, mã hóa, sao lưu và tuân thủ quy định pháp luật (ví dụ: Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam).

– Thiết kế kiến trúc dữ liệu tổng thể: Bao gồm hệ thống phân cấp dữ liệu, kho dữ liệu tập trung, cơ chế tích hợp và phân tích thông minh.

– Đầu tư vào công nghệ phân tích (AI, ML): Để khai thác triệt để tiềm năng dữ liệu, phục vụ dự báo hành vi khách hàng, tối ưu chiến lược kinh doanh và vận hành.

6. Bước 6: Chuẩn bị đội ngũ phù hợp

Công nghệ là công cụ, con người mới là trung tâm của quá trình chuyển đổi số. Không có một tổ chức nào có thể số hóa thành công nếu đội ngũ nhân sự không được chuẩn bị kỹ lưỡng về tư duy, năng lực và sự sẵn sàng thay đổi.

6.1 Tại sao đội ngũ là yếu tố quyết định?

– Hệ thống dù hiện đại đến đâu cũng sẽ “thất bại” nếu người dùng không hiểu và không sẵn sàng áp dụng.

– Nhân sự chính là lực lượng triển khai, vận hành, và cải tiến liên tục hệ thống số.

– Chuyển đổi số đòi hỏi tinh thần đổi mới, học hỏi và cộng tác cao độ giữa các phòng ban.

6.2 Hai hướng chuẩn bị nhân lực

a. Đào tạo và nâng cao năng lực nội bộ

Doanh nghiệp nên đầu tư vào đào tạo lại (reskilling) và nâng cao kỹ năng (upskilling) cho nhân viên hiện tại thông qua:

• Đào tạo kỹ năng số nền tảng: Sử dụng phần mềm, công cụ phân tích, kỹ năng làm việc online, quản lý dữ liệu…
• Tư duy chuyển đổi số: Xây dựng văn hóa cởi mở, dám thay đổi, lấy khách hàng làm trung tâm và cải tiến liên tục.
• Đào tạo chuyên sâu theo vai trò: Ví dụ, nhân sự cần học thêm về HR Tech, kế toán cần biết phân tích dữ liệu tài chính bằng phần mềm BI…

Ngoài ra, có thể kết hợp đào tạo nội bộ với các chương trình hợp tác cùng trường đại học, tổ chức đào tạo, trung tâm chuyển đổi số.

b. Tuyển dụng và thuê ngoài chuyên gia số

Doanh nghiệp cần cân nhắc tuyển dụng thêm hoặc hợp tác với các chuyên gia, nhân sự mới có kỹ năng chuyên biệt như:

• Chuyên gia phân tích dữ liệu (Data Analyst, Data Scientist)
• Kỹ sư phần mềm, kiến trúc sư hệ thống
• Chuyên viên triển khai ERP, CRM, RPA, AI…
• Digital Transformation Manager / CIO / CDO

Những nhân sự này sẽ giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian triển khai công nghệ.

• Tránh sai lầm khi lựa chọn nền tảng hoặc kiến trúc dữ liệu.

• Định hình chiến lược số phù hợp với năng lực tổ chức.

7. Bước 7: Thực hiện số hóa thông tin và quy trình, hướng đến chuyển đổi số

Sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ mục tiêu, kế hoạch và các nguồn lực cần thiết thì bắt đầu tiến trình chuyển đổi số. Khi nhân viên bắt đầu công việc theo kế hoạch, cần ghi chép số liệu, thông tin để phục vụ cho việc đánh giá sau này.

7.1 Số hóa thông tin

Số hóa thông tin là hoạt động chuyển đổi thông tin dạng giấy tờ sang văn bản dạng file điện tử như Excel, PDF và lưu trữ online. Để hoàn thiện số hóa thông tin, doanh nghiệp cần tập trung các hạng mục như:

• Thu thập số lượng, chủng loại tài liệu và số liệu cần số hóa.
• Phân loại các tài liệu theo từng hạng mục.
• Chuẩn bị công nghệ và nền tảng số hóa dữ liệu phù hợp.
• Bắt đầu số hóa dữ liệu.
• Kiểm tra chất lượng và số lượng tài liệu vừa số hóa.

7.2 Số hóa quy trình

Quá trình số hóa quy trình cần thực hiện qua hai khía cạnh: Quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Việc số hóa này giúp doanh nghiệp xử lý công việc năng suất hơn, giảm thiểu chi phí nhân sự và nhất là quy trình làm việc với khách hàng sẽ dễ dàng hơn, cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.

7.3 Chuyển đổi số

Chuyển đổi số sẽ tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, phòng ban và nhân sự trong tổ chức, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh và tạo ra giá trị mới cho khách hàng.

Cần lưu ý chuyển đổi số là một hành trình dài, diễn ra liên tục, không có mẫu số chung và cũng không có điểm kết thúc. Vì thế định kỳ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động đánh giá lại các hoạt động chuyển đổi số: năng suất làm việc của nhân viên, doanh thu, đánh giá của khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tỉ lệ gia tăng khách sử dụng sản phẩm dịch vụ,.. từ đó đề ra những điều chỉnh, cải thiện phù hợp nhất.

Trên đây là các bước chuyển đổi số theo trình tự mà doanh nghiệp, tổ chức có thể tham khảo. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần ý thức rằng Chuyển đổi số là hành trình không có mẫu số chung, mỗi doanh nghiệp có thể sẽ có các bước triển khai khác nhau. Trên hành trình này đòi hỏi mỗi nhà lãnh đạo cần là người thuyền trưởng dẫn dắt sự thay đổi, triển khai chuyển đổi số song hành cùng bài toán kinh doanh, đưa công nghệ kiến tạo sức mạnh cạnh tranh mới.

VnResource – Đối tác đồng hành đáng tin cậy trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và triển khai các giải pháp công nghệ quản trị doanh nghiệp, VnResource tự hào là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam trong việc đồng hành cùng các doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số toàn diện.

Chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều có đặc thù riêng về quy mô, ngành nghề và mô hình vận hành. Vì vậy, VnResource cam kết mang đến những giải pháp “đo ni đóng giày”, được thiết kế riêng biệt để phù hợp với mục tiêu, nguồn lực và lộ trình phát triển của từng tổ chức.

Nếu Quý doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác am hiểu, chuyên sâu và luôn đặt lợi ích khách hàng làm trung tâm trong hành trình chuyển đổi số, VnResource chính là sự lựa chọn lý tưởng.

👉 Vui lòng để lại thông tin liên hệ [TẠI ĐÂY], đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẽ nhanh chóng kết nối và hỗ trợ giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.